人員基準欠如減算の特例とは？対象条件・3か月猶予・届出を解説

人員基準欠如減算の特例とは？対象条件・3か月猶予・届出を確認

人員基準欠如減算の特例は、突発的で想定が困難な事情によって職員が一時的に不足した場合、所定の条件を満たすことで減算の適用を猶予する取扱いです。2026年6月算定分から適用され、猶予期間は人員欠如が発生した月の翌々月まで、利用は1年に1回に限られます。

ただし、すべてのサービス・職種で同じ条件が適用されるわけではありません。この記事では、介護事業所・施設の管理者、事務担当者、リハビリテーション専門職向けに、対象となる欠員、通常減算との違い、報告期限、採用活動、記録方法を整理します。

まず確認する結論｜特例の適用には条件がある

人員基準欠如減算の特例は、職員が不足すれば自動的に適用される制度ではありません。欠員理由、対象サービス・職種、欠如の程度、職員確保の取組、報告期限を確認する必要があります。

通所介護・通所リハビリテーションなどでは、人員基準上必要な員数から1割の範囲内で減少した場合が特例の対象として規定されています。一方、施設系サービスなどでは、通常の人員基準欠如減算の区分に応じて対象が定められています。

「どのサービスでも1割以内なら対象」と判断せず、自施設に適用される通知の規定を確認することが重要です。

本特例の根拠は、厚生労働省が2026年5月8日に発出した関係通知とQ&Aです。改正後の取扱いは2026年6月算定分から適用されています。

対象サービス・職種と対象外になるケース

特例の対象となるサービスは、通所系、短期入所系、居住系、施設系、地域密着型サービスなどです。ただし、実際に減算の対象となる職種や欠如の判定方法は、サービスごとの規定に従います。

上記には、該当する介護予防サービスや地域密着型サービスも含まれます。対象サービスの詳細は、厚生労働省の2026年5月8日付通知・Q&Aで確認してください。

通所リハビリテーションではPT・OT・STも確認する

通所リハビリテーションの人員基準欠如減算では、医師、理学療法士、作業療法士、言語聴覚士、看護職員、介護職員の配置数が規定されています。

必要員数から1割を超えて減少した場合と、1割の範囲内で減少した場合では、通常の減算開始時期が異なります。特例の対象となるのは、通知で定められた条件を満たす場合です。

なお、1割以内かどうかは単純な在籍人数の差だけで判断せず、サービスごとの人員基準、配置単位、算定方法を確認してください。

対象外・適用困難となる主なケース

• 突発的な事情ではなく、慢性的な人員不足が続いている場合
• 対象となる欠如の程度や通常減算の区分に該当しない場合
• 必要な職員確保の取組を行っていない場合
• 年1回の制限により、再度の適用が認められない場合
• 対象サービス・職種に関する規定が確認できない場合

特例が適用できない場合は、通常の人員基準欠如減算の規定に従って算定を確認します。特例の適用可否と、事業所が人員基準を満たしているかどうかは分けて考える必要があります。

通常の人員基準欠如減算と特例の違い

通常の人員基準欠如減算では、欠如の程度や職種に応じて減算開始時期が定められています。特例は、一定の条件を満たす場合に、その減算の適用を一時的に猶予するものです。

この表は通所リハビリテーションの規定を整理したものです。施設系サービスや介護支援専門員等の欠如について、同じ開始時期・判定方法が適用されるとは限りません。

図版は欠員発生後の確認順序を整理したものです。図中の「介護・看護職員の欠如幅が1割以内」という説明を、すべてのサービス・職種に共通する条件として扱わないでください。施設系サービスなどでは、通常の減算規定における対象区分を確認する必要があります。

実務では、まず通常の減算規定で開始時期を確認し、そのうえで特例による猶予が適用できるかを判断します。特例があることを理由に、通常の減算開始時期の確認を省略しないようにしましょう。

特例の適用条件｜欠員理由・採用活動・労務管理

特例を利用するには、突発的で想定困難な事情があることに加え、通知で定められた職員確保の取組や労務管理に関する条件を確認します。

公共職業安定所や無料職業紹介事業を活用した職員確保の取組は、通知に定められた条件です。一方、自施設のウェブサイトでの募集などは、積極的に行うことが望ましい取組として示されています。

民間職業紹介事業者を利用する場合には、適正認定事業者を含むことが規定されています。無料職業紹介事業の活用と民間紹介事業者の利用条件を混同しないことが重要です。

突発的で想定困難な事情の例

厚生労働省の2026年5月8日付Q&Aでは、次のような例が示されています。

• 職員や家族の突発的な体調不良等により、1か月を超える不在が見込まれる場合
• 職員の自己都合による急な離職等が複数重なった場合

これらは例示であり、個別の事情が必ず特例の対象になることを保証するものではありません。欠員の発生経緯、一時的な不足であること、採用活動の状況を整理し、指定権者へ確認してください。

また、短期的な不在を補う求人であっても、長期的に安定した人材確保を図る観点から求人内容を検討することが求められています。

3か月の猶予期間と年1回の起算日

特例による減算適用の猶予は、人員欠如が発生した日の属する月の翌々月までです。また、特例は1年に1回に限られます。

重要なのは、猶予期間の終了日と、年1回の制限を判定するための起算日が異なることです。

この例では、年1回の制限を判定するための1年間は、9月1日から起算します。厚生労働省Q&A問3で、欠如発生月の翌々月の初日を起算日とすることが示されています。

「3か月猶予」という表現は、欠員発生日から一律90日間の猶予が与えられるという意味ではありません。月単位で猶予期間を管理してください。

また、猶予期間内であっても人員不足への対応を先延ばしにしてよいわけではありません。職員確保の取組を継続し、利用者の安全とサービス提供体制を確認する必要があります。

届出期限・別紙様式・求人票の準備

特例を利用する場合、職員確保の取組と一時的に職員を確保できない事情を所定様式に記載し、人員欠如が発生した月の翌月までに速やかに報告する必要があります。

報告時には、その時点で有効な求人票の写しを添付します。報告様式の番号と報告先はサービス区分によって異なります。

例えば、通所リハビリテーションでは別紙様式7、老企第40号関係では別紙様式14が示されています。すべてのサービスで別紙様式7を使うわけではありません。

地域密着型サービスでは市町村長への報告が規定されている場合があります。都道府県、指定都市、中核市などへの報告を含め、自施設の指定権者と最新の自治体案内を確認してください。

報告前にそろえる情報

• 事業所名、事業所番号、所在地、担当者の連絡先
• 欠員となった職種と人員欠如の発生月
• 人員基準を満たさなくなった事情の概要
• 公共職業安定所や無料職業紹介事業の活用状況
• 民間職業紹介事業者を利用している場合の状況
• 職員の労働時間管理と体制整備の状況
• 過去の特例届出状況
• 報告時点で有効な求人票の写し

公式様式は、介護保険最新情報Vol.1502（厚生労働省PDF）に掲載されています。報告前には、指定権者が案内する様式、提出方法、添付書類の取扱いも確認してください。

欠員発生時の判断フローと記録例

欠員が発生した場合は、制度上の適用可否と、利用者へのサービス提供を継続できる体制かどうかを並行して確認します。

初動で確認する5ステップ

1. 欠員を確認：職種、発生日、理由、不在期間の見込みを記録する。
2. 人員基準を確認：サービスごとの必要員数と配置状況を照合し、通常減算の該当区分を確認する。
3. 特例条件を確認：突発的な事情、欠如の程度、年1回の制限、職員確保の取組を確認する。
4. 勤務体制を調整：残業時間、応援体制、業務分担、利用者の安全を確認する。
5. 指定権者へ報告：所定様式と有効な求人票を準備し、期限内に速やかに報告する。

月次管理で残したい記録例

以下は、公式様式とは別に事業所内で管理するための記録例です。実在の事例ではありません。

この記録例は、特例の適用を保証するものではありません。実際の適用判断では、欠如の算定方法、職種、サービス種別、採用活動の状況などを確認する必要があります。

現場で避けたい3つの失敗

• 「1割以内」だけで判断する：施設系サービスなどでは、通常減算の区分や対象職種が異なります。
• 求人活動を口頭で済ませる：有効な求人票の写しが報告時に必要です。求人申込日や活動状況も記録します。
• 3か月後にまとめて確認する：報告期限は欠如発生月の翌月までです。欠員発生時点から準備を始めます。

また、職員不足によってサービス提供の安全性や業務継続に問題が生じる場合は、特例の可否とは別に、管理者と関係職種で業務内容・受入体制・応援体制などを見直してください。

参考文献

1. 厚生労働省. やむを得ない事情における人員欠如に係る特例的な取扱い（報告）. 第255回社会保障審議会介護給付費分科会 資料3. 2026.
2. 厚生労働省老健局. 介護保険最新情報 Vol.1502. 関係通知の一部改正及びQ&A. 2026年5月8日.
3. 厚生労働省. 社会保障審議会（介護給付費分科会）.

制度情報確認日：2026年10月15日。適用開始：2026年6月算定分。実際の報告・算定に当たっては、最新の厚生労働省通知と指定権者の案内を確認してください。

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人員基準欠如減算の特例は、欠員理由や採用活動だけでなく、通常減算との関係、報告期限、勤務体制まで確認する必要があります。ほかの減算や届出、監査対応も含めて整理したい場合は、制度・実務ハブをご覧ください。

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