電子カルテ導入で増える見えない業務｜リハ科の見つけ方と減らし方

電子カルテ導入後の見えない業務は、まず発生場所を見つける

電子カルテを導入しても、リハ科の業務がすべて効率化するとは限りません。紙カルテの移動や転記が減る一方で、ログイン、端末探し、充電確認、清拭、通信不調、記録待ちなど、診療報酬には直接表れにくい「見えない業務」が増えるためです。本記事では、電子カルテ導入後に負担が増えたと感じるリハ職や管理者に向けて、見えない業務を5領域に分け、発生回数・所要時間・影響人数から改善順位を決める方法を整理します。

電子カルテ化では減る業務と増える業務がある

電子カルテ導入の効果を判断するときは、減った業務だけでなく、新たに増えた周辺業務も確認する必要があります。

紙カルテを探す、運ぶ、保管場所へ戻す、同じ情報を複数の書類へ転記するといった作業は減りやすくなります。他職種の記録を確認しやすくなり、情報共有の速度が上がることも電子カルテの利点です。

一方で、電子カルテを動かすためには、PC、ネットワーク、アカウント、電源、周辺機器、端末管理が必要です。紙カルテ時代には目立たなかった次のような作業が、日常業務へ加わります。

「電子カルテを入れたのに忙しくなった」と感じる場合は、システムそのものだけでなく、導入後に追加された周辺作業を分けて確認することが重要です。

見えない業務とは電子カルテを使うための周辺作業

見えない業務とは、患者へのリハビリテーション提供や記録そのものではないものの、電子カルテを使うために必要となる細かな作業です。

1回あたりの所要時間は数十秒から数分でも、複数のスタッフが毎日繰り返すと、部署全体では無視できない時間になります。特にリハ科では、訓練室、病棟、ADL室、カンファレンス室などを移動しながら業務を行うため、端末の所在や通信環境の影響を受けやすくなります。

療養病棟のリハ業務では、患者の居室、病棟廊下、リハ室を往復することがあります。そのたびに共用端末を探したり、接続し直したりしていると、個々の作業は短くても、実施後の記録開始が遅れやすくなります。

リハ科で増えやすい見えない業務は5領域に分ける

リハ科の見えない業務は、ログイン、端末管理、充電・清拭、通信対応、記録待ちの5領域に分けると整理しやすくなります。

端末の台数だけを確認しても、見えない業務の全体像は分かりません。PCが空いていても入力席がない、充電器が見つからない、通信が安定する場所まで移動しなければならない場合は、実質的な待ち時間が発生しています。

5分の現場点検で見えない業務を洗い出す

見えない業務を把握するには、スタッフへ漠然と感想を聞くのではなく、実際に起きた作業を短期間だけ記録する方法が有効です。

最初から詳細な調査票を作る必要はありません。終業前に5分程度で、次の順番に確認します。

1. 今日困った場面を1つ挙げる：端末探し、記録待ち、充電切れなどを挙げます。
2. 発生した場所を確認する：リハ室、病棟、ADL室などを記録します。
3. 何回起きたかを数える：正確な秒数より、まず頻度を確認します。
4. 誰に影響したかを確認する：本人だけか、複数スタッフかを分けます。
5. 翌日変えられることを1つ決める：保管位置や返却方法など、小さく試します。

1週間程度続けると、単発の不具合と、毎日繰り返される構造的な問題を分けやすくなります。

改善順位は回数・時間・影響人数で決める

改善対象は、スタッフの不満が大きい順ではなく、発生回数、所要時間、影響人数の3点から決めます。

たとえば、月に1回起きるパスワード忘れよりも、毎日16時に複数人が経験する記録待ちの方が、部署全体への影響は大きくなります。

最初に取り組むのは、「毎日発生する」「複数人が影響する」「同じ時間や場所で繰り返す」の3条件が重なる業務です。

見えない業務は人の注意ではなく仕組みで減らす

見えない業務は、「気をつける」「必ず戻す」といった注意喚起だけでは減りにくいため、迷わず実行できる環境へ変える必要があります。

端末を元に戻す、充電する、清拭する、入力席を譲り合うといった行動は、業務が集中するほど崩れやすくなります。個人の注意力へ依存すると、守れなかった人を注意する運用になり、根本的な原因が残ります。

PC保管、充電、記録スペース、Wi-Fi、返却ルールまで含めた具体的な環境設計は、リハ室の電子カルテ導入環境の整え方で詳しく解説しています。

電子カルテ導入後によくある失敗

よくある失敗は、導入直後の混乱をすべて「スタッフが慣れていないため」と判断することです。

慣れれば解決すると考える

操作に慣れることで短縮できる作業もありますが、PCの定位置がない、入力席が不足している、Wi-Fiが不安定といった問題は、慣れても解決しません。同じ場所や時間帯で繰り返す場合は、環境や運用の問題を疑います。

端末台数だけを増やす

端末を増やしても、保管場所、充電口、入力席、ネットワークが不足していれば、新しい管理業務が増える可能性があります。購入前に、どの待ち時間を減らしたいのかを明確にする必要があります。

すべてを一度に変える

保管、充電、清拭、入力席、通信ルールを同時に変更すると、どの対策が有効だったのか分かりにくくなります。最も頻度の高い問題から1つずつ試します。

困りごとを集めるだけで終わる

意見を集めても、担当者と再確認日が決まっていなければ改善は進みません。「誰が」「何を変えるか」「いつ確認するか」まで決めます。

改善後は同じ指標で再評価する

対策後は、実施したことではなく、見えない業務が実際に減ったかを確認します。

改善前に記録した発生回数、所要時間、影響人数を、1〜2週間後に同じ条件で確認します。

改善しなかった場合は、スタッフの意識不足と判断する前に、原因の見立てが合っていたかを見直します。たとえば記録待ちの原因がPC不足ではなく、長文作成者による席の占有であれば、端末を増やすだけでは解決しません。

電子カルテの見えない業務に関するよくある質問

各項目名をタップすると回答が開きます。

次の一手

電子カルテ導入後の見えない業務は、個人の努力だけで減らすのではなく、発生場所と回数を確認し、仕組みで減らすことが重要です。まずは1週間、端末探し、充電切れ、通信不調、記録待ちが起きた場所と回数を記録してみましょう。

全体像から整理する：リハ記録・電子カルテ・業務効率化ハブ

具体策へ進む：リハ室のノートPC保管・充電問題と対策

参考文献

1. 厚生労働省. 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第6.0版. 東京: 厚生労働省; 2023.
2. 厚生労働省. 医療機関等におけるサイバーセキュリティ対策チェックリスト. 東京: 厚生労働省; 2025.

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