電子カルテ導入で増えた見えない業務

電子カルテ導入で増えた“見えない業務”

電子カルテを導入すると、紙カルテの持ち運びや転記作業が減る一方で、現場には新しい“見えない業務”が増えます。ログイン、端末探し、充電確認、清拭、Wi-Fi 不調、パスワード対応、記録待ちなど、リハそのものではない細かな作業が積み重なります。

電子カルテ化は悪いことではありません。ただし、導入後の小さな業務を「スタッフの慣れ」で片づけると、記録渋滞や残業、端末管理の混乱につながります。この記事では、リハ科で増えやすい見えない業務と、環境整備で減らす考え方を整理します。

関連：電子カルテ環境の全体設計はこちら

PC 保管、充電、記録スペース、Wi-Fi、配線、清拭まで含めたリハ室全体の整え方をまとめています。

まず前提として、電子カルテ化によって減る業務もあります。紙カルテを探す、運ぶ、ファイルに戻す、同じ内容を複数書類に転記するといった作業は減りやすくなります。情報共有の速さや、他職種記録の確認しやすさも大きな利点です。

一方で、電子カルテは「紙がなくなるだけ」ではありません。PC、ネットワーク、アカウント、端末管理、電源、周辺機器が加わるため、紙カルテ時代にはなかった管理業務が発生します。ここを見落とすと、導入後に現場負担が増えたように感じやすくなります。

見えない業務とは、リハ提供そのものではないものの、電子カルテを使うために毎日必要になる小さな作業です。1 回あたりは数十秒から数分でも、スタッフ全員が毎日繰り返すと、部署全体では大きな時間になります。

特にリハ科では、病棟、訓練室、ADL 室、カンファ室など移動しながら記録するため、端末管理や通信環境の影響を受けやすくなります。電子カルテ導入後は、こうした見えない業務を「個人の努力」ではなく「仕組み」で減らす視点が必要です。

リハ科で特に増えやすいのは、ログイン、端末管理、清拭、充電、記録待ちの 5 つです。これらはどれも小さな作業ですが、毎日繰り返すため、放置すると現場のストレスになります。

大切なのは、これらを「電子カルテに慣れれば解決する」と考えすぎないことです。端末の位置、記録スペース、充電時間、清拭導線、Wi-Fi 確認範囲を先に整えることで、スタッフの注意力に頼らない運用に近づけます。

電子カルテ導入後の見えない業務は、「気をつけましょう」だけでは減りにくいです。端末を元に戻す、充電する、清拭する、記録場所を譲り合うといった行動は、忙しい時間帯ほど崩れやすくなります。

そのため、個人の努力よりも、戻す場所を決める、清拭用品を置く、通電時間を決める、記録席を分けるといった環境設計が重要です。人に注意するよりも、迷わずできる仕組みにした方が定着しやすくなります。