リハ室の電子カルテ導入環境｜PC保管・充電・記録スペースの整え方

リハ室の電子カルテ導入では5つの環境を先に整える

リハ室へ電子カルテを導入するときは、端末を配る前に「保管・充電・記録スペース・通信・管理ルール」の5つを整えることが重要です。リハビリテーション科では、訓練室だけでなく、病棟、ADL室、階段、カンファレンス室などへノートPCを持ち出すため、端末の所在不明、充電切れ、記録待ち、Wi-Fi不安定が起こりやすくなります。この記事では、リハ室で電子カルテを安全かつ滞りなく運用するために、導入前に決める順番と現場で起きやすい失敗を整理します。

リハ室の電子カルテ環境は5ステップで整える

導入準備は、家具や周辺機器の購入から始めるのではなく、実際の利用動線を確認してから必要な環境を決めます。

実際の現場では、端末台数よりも「どこで使い、どこへ戻すか」が曖昧なことで運用が崩れます。リハ科内だけで決められない電源、ネットワーク、セキュリティについては、施設管理部門や情報システム部門と分担して進めます。

電子カルテ導入直後は操作より環境面で困りやすい

リハ室で最初に問題になりやすいのは、電子カルテの操作方法よりも、PCをどこに置き、どこで充電し、どこで記録するかという環境面です。

紙カルテ時代に記録台やファイル棚として使っていた場所は、電子カルテ化後にはPC、電源、ネットワーク、モニター、周辺機器を含む作業エリアへ変わります。導入直後には、朝のPC争奪、充電切れ、マウスの紛失、返却場所のばらつき、終業前の記録渋滞などが起こりやすくなります。

ノートPCは保管・所在管理・清拭をセットにする

複数台のノートPCを運用する場合は、棚へ置くだけではなく、端末番号と収納位置を固定します。

特に20台以上になると、端末本体、ACアダプタ、マウス、変換アダプタ、清拭用品が増え、誰がどの端末を使っているのか分かりにくくなります。鍵付き保管庫を使用し、PC本体、収納場所、充電器の番号を一致させると、返却確認と棚卸がしやすくなります。

15.6インチのノートPCでは、画面サイズだけで保管庫を選ばず、本体の幅・奥行き・厚さ、電源コネクタの位置、ケーブルの曲げしろ、ACアダプタの収納場所まで確認します。通電したまま収納する場合は、メーカーの使用条件と保管庫内の放熱にも注意が必要です。

充電は台数ではなく消費電力と電源系統で設計する

夜間充電を行う場合は、接続台数だけで判断せず、ACアダプタの定格、電源タップの容量、コンセントとブレーカーの系統を確認します。

例えば24台を運用する施設では、1つの電源タップへ集中させず、12台ずつなど複数系統へ分ける方法が候補になります。ただし、適切な分け方はPCの消費電力や建物の電気設備によって異なるため、「12台なら安全」と一律には判断できません。施設管理部門に端末と周辺機器の定格を提示し、使用可能な電源系統を確認します。

終業後だけ充電する運用では、タイマー付き電源タップも選択肢になります。通電時間は一律に決めず、端末メーカーの仕様、バッテリー残量、更新処理、保管庫内の温度を踏まえて設定します。自動更新が夜間に行われる端末では、シャットダウンや通電をリハ科だけで変更せず、情報システム部門へ確認してください。

記録スペースは短時間入力と長時間作業を分ける

記録渋滞を減らすには、すべてのスタッフが同じ机を使うのではなく、短時間入力と長時間作業の場所を分けます。

実施記録や申し送り確認は数分で終わる一方、計画書、サマリー、評価入力には一定の作業時間が必要です。短時間の入力には立位でも使える記録ステーション、長時間の文書作成には椅子とモニターを備えた座位席を用意すると、限られたスペースを回しやすくなります。

昇降式デスクは必須ではありませんが、スタッフが集中する時間帯の補助席として有効です。壁面の寸法だけで机を選ばず、通路幅、扉の開閉、車椅子や歩行練習の動線、コンセント位置も確認します。

Wi-Fiは実際に端末を使う場所で確認する

通信確認はリハ室だけで終えず、スタッフが電子カルテを閲覧・入力するすべての場所で行います。

確認候補は、病棟、ADL室、階段、ST室、カンファレンス室、個室、屋外歩行へ出る出入口付近です。同じ病棟内でも、壁、扉、医療機器、アクセスポイントとの距離によって通信状況が変わることがあります。

Wi-Fiが不安定な場所では、アクセスポイントの調整や増設を情報システム部門へ相談します。記録ステーションへ有線LANを残せる場合は、院内ネットワークの設計とセキュリティ方針に沿って、通信障害時の代替手段として検討します。

端末管理は院内の安全管理方針に沿って確認する

電子カルテ端末の持ち出し、アプリ追加、USB利用、アカウント管理は、リハ科独自の判断で変更せず、院内の運用管理規程にそろえます。

厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」では、医療情報を扱う情報システムについて、導入、運用、利用、保守、廃棄までを含めた安全管理が求められています。リハ科でも、端末の所在、持ち出し手順、アクセス権限、紛失時の報告先を確認する必要があります。

PC番号、保管位置、使用者、持ち出し先を把握できる方法を決め、定期的な棚卸につなげます。共有アカウントの使用可否、画面ロック、不要なアプリ、外部媒体、院外ネットワーク接続については、情報システム部門の指示に従ってください。

返却・清拭・故障対応を一枚の運用表にまとめる

機器をそろえた後は、誰でも同じ方法で使い、返却し、清拭できるようにルールを一枚へまとめます。

療養病棟では、スタッフが病棟とリハ室を繰り返し移動し、端末の利用時間や返却時刻がずれやすくなります。詳細なマニュアルを作る前に、PC番号、定位置、返却時刻、清拭方法、故障時の連絡先、予備機の使用条件を簡潔に掲示する方が運用を開始しやすくなります。

電子カルテ環境の問題が、相談相手の不在、教育不足、記録ルールの不統一など、職場環境全体の問題と重なっている場合は、職場環境を整理する無料チェックシートも活用できます。

よくある失敗は機器購入を先行させること

導入時によくある失敗は、利用動線や管理者を決める前に、保管庫、机、モニター、電源タップを購入することです。

導入1か月後に運用を再評価する

導入前に決めたルールは完成版ではなく、実際の利用状況に合わせて1か月後に見直します。

新人スタッフや非常勤スタッフでも迷わず運用できるかを確認すると、ルールの抜けを見つけやすくなります。問題が起きた人を注意するのではなく、置き場所、表示、充電時間、記録席の数など、環境側で修正できないか検討します。

導入前チェックリスト

導入前は、保管、充電、記録、通信、配線、清拭、管理の7領域を確認します。

よくある質問

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次の一手

リハ室の電子カルテ環境を整えるときは、まず使用場所、PC台数、保管場所、充電方法、記録スペースを一覧にし、リハ科内で決めることと、情報システム部門・施設管理部門へ確認することを分けましょう。

制度や院内運用を含めた関連情報は、制度・実務の記事一覧から確認できます。

電子カルテ上の実施記録や時刻入力を整理する場合は、リハビリ1単位の開始・終了時刻と記録方法をご覧ください。

参考文献

1. 厚生労働省. 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン. 2026年確認.
2. 厚生労働省. 医療分野のサイバーセキュリティ対策について. 2026年確認.
3. 厚生労働省. 医療機関におけるサイバーセキュリティ対策チェックリスト. 2025.

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